Avouons-le, depuis la crise Covid et la démocratisation du télétravail, c’est parfois la Bérézina dans les entreprises. Quand on organise une réunion, on ne sait plus qui sera là ou pas, entre ceux qui sont – jour de chance – venus au bureau, ceux qui sont en télétravail et qui sont connectés à distance, et ceux qui sont absents et non connectés… Où est donc passé notre cadre de travail ? Il y a urgence à se saisir de cette question, comme nous l’explique Catherine Destriteaux.

« Avant, les règles de travail étaient implicites, informelles. Depuis la crise Covid, il n’y a plus vraiment de cadre de travail, plus aucun référentiel. On ne sait plus comment travailler, ni mobiliser ses collègues », explique d’emblée Catherine Destriteaux, associée fondatrice d’overthemoon. Pour preuve, les équipes ont parfois du mal à se mettre d’accord pour définir les jours de télétravail dans la semaine et certains télétravailleurs ne se sentent même plus obligés de venir au bureau si on a besoin d’eux urgemment ! « Tout devient compliqué. On passe un temps fou à organiser des réunions hybrides, à résoudre des problèmes de connexion, à jongler entre les personnes présentes et celles connectées à distance… Tout le monde est perdu et personne n’arrive plus à faire face à cette nouvelle désorganisation ! », poursuit Catherine Destriteaux.

Petits arrangements personnels avec le télétravail

Rien d’étonnant, selon l’associée fondatrice d’overthemoon, que la sphère individuelle prenne alors le pas sur la sphère professionnelle : « C’est naturel : s’il n’y a plus de cadre collectif, chacun se renferme, presque par réflexe, sur sa sphère personnelle, protectrice. Petit à petit, on fait moins d’efforts et chacun s’arrange comme il le souhaite avec le télétravail ». D’aucuns qui habitent loin ont réussi à négocier un jour de télétravail en plus. À l’extrême, il arrive même parfois que certains télétravailleurs réorganisent leur temps de travail pour assurer la logistique familiale, avec un agenda contraint qui bloque la capacité de leurs collègues à les engager dans une réunion. Pourtant, dans « télétravail », n’y a-t-il pas le mot « travail » ?

La santé des salariés en danger

Pour Catherine Destriteaux, c’est une évidence : « Il y a urgence à trouver un nouveau cadre de travail dans chaque entreprise. Tous les collaborateurs souffrent de ces situations déstabilisantes, y compris les managers, qui finissent par perdre pied ou baisser les bras et ne plus rien exiger de leur équipe ». Cette désorganisation a un réel impact sur la santé mentale et physique des salariés. « Les liens entre collègues se distendent. Le plaisir de travailler ensemble sur des projets s’amenuise. Certains salariés sont au bord de la désaffection, le fameux « brown-out » dont on entend de plus en plus parler, fatigue due à la perte de sens dans son activité. Il y a de plus en plus de turn-over dans les entreprises. Et de nombreux managers, pris entre le marteau et l’enclume, frôlent, quant à eux, le burn-out, incapables de gérer plus longtemps les injonctions paradoxales de leur entreprise. » In fine, la permissivité totale sans cadre de travail ne semble pas favoriser le bien-être des collaborateurs au travail, bien au contraire…Certes il existe des exceptions à ce constat, et certains groupes ont réussi à intégrer en toute confiance un mode de fonctionnement dans un cadre libre, mais on constate que ces entreprises étaient déjà extrêmement matures sur le sujet avant la généralisation du télétravail.

Les bénéfices d’un cadre de travail

« Nous avons tous besoin d’un cadre de travail clair et précis. C’est comme au basket ou au rugby : il est impératif d’avoir des règles partagées pour pouvoir jouer ensemble ! », rappelle Catherine Destriteaux. Le cadre de travail, ce sont les règles que l’entreprise se donne pour que ses collaborateurs puissent travailler ensemble : les règles du lieu de travail, des réunions ou des rituels. Par exemple, la règle selon laquelle les réunions stratégiques devraient obligatoirement avoir lieu en présentiel ou celle selon laquelle il reviendrait systématiquement à l’organisateur d’une réunion d’en choisir le format (présentiel ou distanciel), à respecter par les autres. « On se méfie parfois trop des règles, or les règles n’empêchent pas la liberté, bien au contraire ! Avoir un cadre de travail, cela permet d’abord de traiter tous les salariés de façon équitable et donc de soulager la charge mentale des managers, de libérer chacun de la partie logistique, de gagner du temps au quotidien pour préparer les réunions et de faciliter le dialogue entre collègues ». En bref, d’être plus efficaces ! Le cadre de travail bien construit représente ainsi un véritable levier de performance pour l’entreprise. Il libère l’énergie des collaborateurs, comme nos habitudes quotidiennes libèrent notre cerveau. 

Une méthode coconstruite et collaborative

Alors comment reconstruire aujourd’hui un cadre de travail ? « De façon coconstruite et collaborative, bien sûr ! Les DRH doivent soutenir leurs équipes dans la coconstruction de ce cadre, cela me semble même très important car la co-construction encourage l’appropriation, il ne faut pas en avoir peur », poursuit Catherine Destriteaux. Et concrètement, comment procéder ? La première étape est d’organiser une rétrospective collective de ce qui s’est passé au sein de l’entreprise ces deux dernières années : les succès mais aussi les difficultés rencontrées face au télétravail, au nouveau cadre de travail dans les bureaux type flex office, etc. Une fois cela fait, vous pouvez mettre en place des ateliers collaboratifs dont l’objectif sera de réussir à faire converger les participants vers des propositions cohérentes, afin de définir collectivement le nouveau cadre de travail. « Réécrire son nouveau cadre de travail, c’est l’occasion pour une entreprise de trouver de nouveaux outils et de revisiter son ADN, en définissant, par exemple, la façon de mener des réunions ou en créant différents espaces de travail pour se concentrer, créer, se synchroniser ou discuter de manière informelle ».Une fois le cadre posé et explicité, celui-ci peut être expérimenté par les équipes. N’oubliez pas de l’évaluer trois ou quatre mois après sa mise en place, afin de le réajuster si besoin. Alors, prêts pour l’aventure ? Contactez-nous si vous souhaitez être accompagnés dans cette démarche !

Oui mais si c’était pour en gagner ? Ou plutôt pour faire gagner, in fine, de la valeur à son entreprise et à ses clients ? On vous explique pourquoi et comment !

On croit souvent à tort que l’intelligence collective se résume à un chapelet de réunions successives. Et on comprend aisément que d’aucuns aient le poil qui se hérisse quand il s’agit d’ajouter des réunions à leur agenda ultra chargé… surtout quand on sait qu’en 2018, les cadres ont passé l’équivalent de 27 jours en réunion – plus qu’ils n’ont de jours de congé – et que trois réunions sur quatre n’aboutissent à aucune prise de décision ! 

Changeons de lunettes !

Mais l’intelligence collective, ce n’est pas que ça, loin de là ! C’est surtout une nouvelle façon de créer de la valeur pour son entreprise et plus encore pour ses clients. Et c’est précieux. Certes, qui dit intelligence collective, dit forcément groupes de travail et temps de travail collectif. Le temps investi est important, mais le résultat l’est encore plus. Dire « ça prend du temps », ce n’est pas mesurer la valeur du résultat obtenu. Changeons de lunettes : ce n’est pas le temps passé qu’il faut regarder, mais bien la valeur du résultat ! Grâce à l’intelligence collective, certaines entreprises que nous avons accompagnées ont brigué, au bout de quatre mois, des résultats qu’elles n’auraient jamais obtenus par ailleurs. 

Le secret ? 

Le Graal de tout un chacun ? Atteindre un objectif tout en étant efficace, bien sûr ! Dans une démarche d’intelligence collective, ce qui permet de retirer le meilleur du groupe, c’est la qualité du cadre qui le porte. Mais quel est ce cadre, alors ?

1. Première clé : la clarification en amont de la nature du rendez-vous. Les rendez-vous collectifs peuvent, en effet, poursuivre des objectifs très différents : cherche-t-on à se synchroniser, à instruire un sujet ou à prendre une décision ? C’est cet objectif qui amène à définir la méthode de travail et le protocole d’animation adaptés.
2. Deuxième clé : la sélection par l’animateur des « bonnes » personnes à inviter. Il ne s’agit pas de se demander qui travaille sur le sujet et doit être dans la salle, mais plutôt qui porte ou est responsable d’une partie de l’objectif poursuivi. Les réunions souffrent de trop peu de contributeurs engagés sur le résultat à atteindre. Dit autrement, on cherche des acteurs, pas des spectateurs ! 
3. Troisième clé : l’art de la préparation. Comme dans une pièce de théâtre, l’improvisation a une place, mais limitée. La clé de voûte reste le travail de répétition. Stimuler l’intelligence collective ne s’improvise pas ! Comment installer une ambiance et une dynamique de travail de confiance, fertiles ? Comment aller chercher le meilleur de l’expérience des contributeurs ? Comment assurer le bon niveau de discussion ? Quels degrés de liberté proposer ? De quoi pourra-t-on débattre réellement ? Et, a contrario, qu’est-ce qui ne pourra pas être remis en question ? Comme le reste, tout est question de méthode. 80 % du succès d’un rendez-vous collectif appartient à la qualité de sa préparation.

Booster de création de valeur 

Non, l’intelligence collective ne fait pas perdre de temps, elle fait avancer : en allant chercher une multiplicité d’expériences et de points de vue, en les mélangeant, en créant ainsi de la différence, en enrichissant les idées, on gagne un temps fou ! Et ce, aussi bien en matière d’analyse que de créativité. Ensemble, on fait un pas de côté. Ensemble, on va plus loin. Sortons du syndrome de la solitude au travail selon lequel un collaborateur est forcément payé pour trouver la solution tout seul, « comme un grand ». 

Vous reprendrez bien une part de gâteau ?

Quand les gens se questionnent sur un sujet, qu’ils ont été impliqués dans la réflexion, qu’ils y ont pris du plaisir, c’est autant de temps gagné ensuite dans la mise en œuvre. Parce qu’ils y mettent un peu d’eux, parce que, du coup, le sujet devient le leur, parce que chacun se considère alors comme partie prenante. Il s’agit des processus d’appropriation et d’engagement (librement consenti). Si vous m’aidez à faire un gâteau, il y a de fortes chances (c’est prouvé) que vous le dégustiez avec moi ensuite. Bon appétit !

Nouvelle habitude de travail

Et l’intelligence collective, ce n’est pas des réunions de co-construction à organiser de temps en temps comme un pansement ou un coup de blush, pour faire joli ou pour faire semblant d’avoir un fonctionnement collaboratif ou participatif en interne. Non, c’est une culture à installer, c’est une nouvelle habitude de travail à prendre, c’est une posture à adopter à tous les étages du management et en permanence – et d’autant plus en période de crise. Et ça s’apprend. En revanche, une fois que l’habitude est prise, souvent, on n’arrive plus à travailler autrement. C’est addictif, comme le chocolat ! 😀