Et vous, comment utilisez-vous vos outils collaboratifs ?

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27 janvier 2021

2020, année de l’outil collaboratif ? Dans les faits, nous sommes désormais tous équipés ou presque. Mais quid de leur usage effectif ? La question est plus complexe qu’il n’y paraît. Chaque entreprise a son lot de freins à l’utilisation, et confronté à la réalité du terrain, l’efficacité de ces dispositifs digitaux s’avère toute relative. Nous nous sommes penchés sur le sujet. Quelques constats et pistes d’amélioration…

Si le confinement a fait faire un bond en avant dans les pratiques du télétravail, et l’utilisation des outils associés, on constate pourtant que l’utilisation de ces outils reste le plus souvent très limitée.

D’après le rapport établi par Lecko, 91% des utilisateurs se sentent plus à l’aise avec le digital, mais moins de 15% utilisent réellement une solution de collaboration.

Il y a pourtant une réelle attente d’efficacité : mieux partager l’information, mieux utiliser le levier des réunions, mieux suivre les projets…

Les obstacles à une adoption réussie sont nombreux, quelle que soit la suite choisie, office 365, Google GSuite ou autre.

DANS LES FAITS, QU’A-T-ON OBSERVÉ ?

Pour certains, ces outils sont « apparus » sur leur poste de travail, parfois même sans qu’ils en soient informés, à l’occasion d’une mise à jour de version, ou d’un upgrade de leur poste. Certains de leurs collègues chantent les louanges de fonctionnalités sophistiquées qu’ils ne savent même pas où trouver.

Pour d’autres, il s’agit à chaque projet de s’adapter à une nouvelle utilisation, voire un nouvel outil. Tel chef de projet ne jure que par Slack, tel autre ne communique que via Trello…et chacun exige que l’équipe s’adapte à son propre usage. Négligeant à la fois l’effort d’appropriation que cela représente et l’empilage des outils pour ceux qui sont amenés à travailler sur plusieurs projets.

Et que dire des possibilités quasi infinies que chaque outil propose, et de l’intégration des applications en format low-code. Chacun peut construire « son » outil, tirer les liens pour faciliter la transmission des informations… et créer ainsi un nouveau système d’information, faisant poser une nouvelle exigence sur la DSI : comment accompagner mes utilisateurs qui se sont transformés en « codeurs » alors même que je ne maîtrise pas ce qu’ils ont fait ?

Enfin, si l’efficacité n’est plus à démontrer quand l’équipe a mis en place les gestes clés qui soutiennent son travail, il reste un point que l’outil ne saura jamais adresser seul : comment collaborer via un outil, quand on ne maîtrise pas les gestes de la collaboration, y compris en présentiel ? Il va donc falloir parfois s’attaquer aussi aux modes de fonctionnement, et faire monter les marches de la collaboration, en équipe…soutenue par l’outil.

Et pour accompagner les utilisateurs, les solutions traditionnelles se sont révélées inadaptées. Il ne s’agit pas de former un collaborateur aux fonctionnalités, mais d’installer de nouveaux gestes clés qui correspondent à son propre usage en mode collaboratif.

PASSER DE LA FORMATION À L’ADOPTION

Faire face à ces challenges impose une démarche résolument centrée sur les usages. C’est le choix fait par overthemoon et Ifingo. Nous avons développé ensemble une approche d’accompagnement des équipes pour co-construire avec elles les pratiques qui rendent leur quotidien plus efficace.

Le programme passe par des phases de découverte, de partage des pratiques et usages existants, et l’expérimentation sur le terrain des nouvelles pratiques proposées. Des jalons qui permettent une adoption par viralisation, portée par les équipes elles-mêmes. Les principes clés de cette approche :

  • « centrée sur le collaborateur », elle s’appuie sur une observation des usages métiers, de la culture et de l’expérience ;
  • elle est structurée par un outil de diagnostic et de cartographie des usages du terrain ;
  • elle soutient un processus d’acculturation et de transformation numérique par le partage de connaissances et le transfert de compétences ;
  • elle est portée par une approche du travail collaborative, co-construite et agile.

La mise en commun des compétences d’overthemoon et Ifingo conjugue l’expertise de la collaboration et de l’usage des outils, soutenus par la méthode de transformation collaborative qui fait notre marque de fabrique. Au cœur de cette méthode, trois axes d’intervention :

  • donner du sens au projet : ce qui motive le projet et la vision que le dirigeant porte auprès du groupe. C’est ce « pourquoi » qui permet à chacun de trouver de l’intérêt à « en être » ;
  • le rôle, la condition de l’engagement : chacun doit pouvoir comprendre en quoi il contribue à l’objectif à atteindre et ce qu’il y a « pour lui » dans le projet ;
  • le rythme, l’installation du rituel apprenant : chaque étape constitue une « marche à monter » qui permet à chacun de mesurer le résultat de son action et de capitaliser sur ses apprentissages.

Quels points de friction à l’adoption avez-vous rencontrés ?
Retrouvez-vous votre réalité terrain dans ces différents constats ?

Prolongeons l’échange par mail ou sur LinkedIn.

Catherine Destriteaux, Founder & Partner, overthemoon

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