L’ESSENTIEL, AU SURVOL
Challenges
- Optimiser le processus d’achat et de référencement de fournisseurs
- Fédérer les parties prenantes pour co-construire efficacement le processus
- Formaliser un plan d’action concret pour le nouveau dispositif cible
Solutions
- Une cartographie de la chaîne de traitement pour identifier les freins
- Des ateliers d’architecture collaborative pour redéfinir le processus et ce qu’il faut changer
- La co-construction d’un plan d’action porté par les managers
Résultats
- La conception d’un nouvel outil automatisation des achats est acté
- Un nouveau dispositif de référencement installé en 12 semaines
- Un process de contractualisation réduit de 12 semaines à 7 jours
AGILISER LE PROCESSUS D’ACHAT ET DE RÉFÉRENCEMENT
Comment optimiser le processus d’achats pour toutes les unités opérationnelles de l’entreprise ? Un enjeu de première importance pour la Direction des Achats de PMU dans le cadre du programme de transformation « Vers une entreprise plus agile ». Et un défi pour ses équipes puisque l’objectif retenu visait la réduction du délai de contractualisation avec ses prestataires de douze semaines à moins de quatre. Un gain d’efficacité déterminant pour le spécialiste du pari hippique désormais parfaitement digitalisé et dont les besoins informatiques nécessitent la plus grande réactivité.
DES SPRINTS COLLABORATIFS POUR CO-CONSTRUIRE ET ENGAGER
overthemoon est choisie pour accompagner ce changement avec un programme complet d’architecture collaborative. La réduction du nombre de fonctions et d’actions dans la chaîne de traitement des achats est actée. La Direction des Achats et l’ensemble des parties prenantes du processus sont embarqués dans le projet. L’idée-force : engager tout le monde dans ce changement et parvenir à construire un plan d’action collectif concret et souscrit par tous. Le tout dans un délai serré de cinq semaines et autant de sprints pour donner du sens à l’action collective et tirer parti d’une séquence de collaboration intense.
DE LA MISE À PLAT DE L’EXISTANT AU PROCESSUS CIBLE…
Première étape de la démarche : rejouer le processus existant. Appuyée par la cartographie complète du process à améliorer, chacune des parties prenantes – une douzaine de collaborateurs – rejoue son propre rôle. Les points bloquants sont ainsi identifiés. Un second atelier collaboratif permet ensuite aux contributeurs de formaliser le processus cible souhaité par l’équipe, et les changements à opérer. D’un commun accord le groupe décide la mise en place d’un outil permettant une présélection automatique des fournisseurs référencés. C’est la troisième étape de la démarche. Le besoin est formulé et une roadmap de mise en place est formalisée.
UN PLAN D’ACTION COLLECTIF AUX RÉSULTATS CONCRETS
Impulsé par des facilitateurs de la DAF, un protocole d’engagement est lancé. Les nouveaux prérequis sont affichés auprès des managers en charge de l’exécution du process. L’engagement de tous est assuré autour d’un plan d’action construit collectivement lors d’une dernière session de sprint collaboratif. À l’issue de ce travail, le nouveau dispositif de référencement et de contractualisation est installé en moins de 3 mois. Avec à la clé un gain d’efficacité notable : la capacité à référencer un nouveau fournisseur en sept jours là où douze semaines étaient précédemment nécessaires.
« Vous avez fait en 4 semaines ce que je n’ai pas réussi à faire en 18 mois »
Florence de Noray, Directrice Administrative et Financière
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