Notre client, éditeur professionnel spécialisé reconnu est en pleine transformation. Dans une volonté de favoriser l’innovation au service de ses utilisateurs, il aborde un changement culturel clé engageant l’ensemble de ses équipes. Un projet ambitieux sollicitant la contribution de tous.

Après une première étape de cadrage et d’engagement des équipes dirigeantes, l’objectif est défini. Loin d’une conception hiérarchique de ce type de transformation, l’entreprise décide la tenue d’un séminaire d’engagement collectif avec ses équipes de terrain, au premier plan de ce changement : ses managers et collaborateurs. L’ensemble des « territoires » de l’entreprise sont concernés, pôles édition, commerciaux, et fonctions support notamment.

Les premiers chantiers de transformation sont identifiés, et plusieurs pools de managers de terrain avec leurs équipes sont mobilisés. La date du séminaire d’engagement est fixée : le 24 octobre et doit se dérouler en présentiel. Nous le savons tous, cette année 2020 a tout d’exceptionnel, et a son lot de surprises. Quelques 2 semaines avant la tenue de l’événement, décision est prise de basculer ce temps de construction collective sur le digital eu égard à la situation sanitaire. overthemoon est sur le pont pour proposer une solution qui préservera la proximité et l’efficacité de ce moment clé pour les équipes. On vous raconte cette journée pas comme les autres.

COUP D’ENVOI D’UN PROGRAMME CHARGÉ

Et c’est donc une journée dense et rythmée qui débute. Le T0 du volet opérationnel de la transformation pour le groupe, emmené par ses managers de terrain et les équipes. Un temps fort de la démarche d’actionnement collectif de l’entreprise, au programme chargé :

• le partage des conclusions d’une étude clients
• un focus sur les chantiers en cours
• 80 projets de transformation à présenter par les managers
• autant de sessions de questions/réponses et de partage en équipe
• la rétrospective des avancées de chaque territoire
• enfin, le débrief collectif.

Le tout réalisé en toute interactivité malgré la distance et les écrans interposés. Pour la centaine de personnes mobilisée, en grande majorité connectée depuis le domicile, la journée démarre avec un retour sur une grande étude client et un focus sur les chantiers déjà initiés. L’occasion de se mettre dans le bain et d’apprécier collectivement les premières étapes franchies. Mais également de faire participer les équipes, quiz numériques et commentaires sur les actions à l’appui.

L’IMPLICATION DE TOUS, EN RYTHME

Vient le point d’orgue de cette journée d’engagement : la présentation des plans d’action. 80 managers pour 80 chantiers à aborder. Un temps d’affichage et d’explication clé pour la compréhension de la démarche par tous. Également le moment d’exprimer les besoins éventuels et de solliciter l’aide des équipes. Là où habituellement un espace d’exposition permet de rassembler tout le monde et de découvrir les projets via différents stands, le séminaire version digitale lui, impose son rythme.

À priori compliqué pour un manager de présenter son plan d’action et d’en découvrir des dizaines d’autres en parallèle. À plus forte raison à distance. La solution : une mécanique de précision. À travers 5 parcours spécifiés par avance, managers comme collaborateurs ont pu faire le choix des sessions qui les intéressaient le plus. Des sessions d’une heure très rythmées, structurées autour de présentations de 5 à 10 minutes, dont chacune a laissé la parole aux équipes et place à leurs questions. Des échanges qui ont permis de préserver la dimension informelle que l’on connait en présentiel sur ce type d’événements.

« Une belle énergie collective déployée vers le client et la transformation, l’importance de renforcer les contacts y compris à l’initiative de chacun pour concrétiser les actions communes »

un collaborateur participant

Si certains managers ont présenté jusqu’à 5 fois leur plan d’action dans une même heure, ils ont eu tout loisir de découvrir les propositions des autres équipes lors des sessions suivantes, en tant que « spectateur ». Le programme millimétré et l’intervention de 2 facilitateurs, ont permis l’enchaînement fluide des présentations sur chaque parcours, sans rupture.

Les outils digitaux ont aussi joué à plein, et notamment Teams, avec l’envoi d’une invitation chaque heure pour rejoindre les interventions souhaitées. Le timing a été respecté, des échanges ont eu lieu, et chaque manager et collaborateur participant a pu voir les chantiers qui l’intéressaient.

LE SÉMINAIRE 100% DIGITAL : UNE RÉUSSITE COLLECTIVE

Au cœur de l’après-midi s’ouvre un temps consacré à la rétrospective pour chacun des territoires concernés et représentés par les équipes en présence : des services de rédaction spécialisés au data office en passant par les ressources humaines et le marketing opérationnel. Une séquence laissant une large place à l’interaction.

« Rester en « équipe territoire » pour présenter, expliquer, ça participe à la mise en place de l’esprit d’équipe du territoire et au rapprochement des équipes »

un collaborateur participant

Pour les contributeurs, collaborateurs comme managers, l’occasion de prendre en main l’outil Padlet (solution collaborative en ligne) en quelques clics. Via un simple système d’URL partagée lors des visioconférences, les contributeurs de chaque territoire ont pu exprimer leur point de vue sur les réussites notables, les difficultés rencontrées et les actions envisagées sur la période à venir. Une contribution simple comme un post-it numérique pour les équipes.

Une dernière étape de débrief est venue conclure cette journée très rythmée avec notamment le message du directeur soulignant l’importance du travail accompli, de la contribution de chacun et des jalons à venir.

Si bien sûr tout le monde n’a pu prendre la parole, et c’est bien là la limite de cet exercice d’engagement 100% numérique, les retours des participants ont été positifs. La majorité des membres d’équipe ont indiqué avoir compris les attendus et ont manifesté leur adhésion au projet de transformation du groupe.

Cette journée qui leur était dédiée a aussi montré qu’un grand rendez-vous collectif, même à distance, était possible. La centaine de collaborateurs présents ce jour-là l’a fait.

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Nathalie Suhard, Directrice de projets, overthemoon

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AGILISER LE PROCESSUS D’ACHAT ET DE RÉFÉRENCEMENT

Comment optimiser le processus d’achats pour toutes les unités opérationnelles de l’entreprise ? Un enjeu de première importance pour la Direction des Achats de PMU dans le cadre du programme de transformation « Vers une entreprise plus agile ». Et un défi pour ses équipes puisque l’objectif retenu visait la réduction du délai de contractualisation avec ses prestataires de douze semaines à moins de quatre. Un gain d’efficacité déterminant pour le spécialiste du pari hippique désormais parfaitement digitalisé et dont les besoins informatiques nécessitent la plus grande réactivité.

DES SPRINTS COLLABORATIFS POUR CO-CONSTRUIRE ET ENGAGER

overthemoon est choisie pour accompagner ce changement avec un programme complet d’architecture collaborative. La réduction du nombre de fonctions et d’actions dans la chaîne de traitement des achats est actée. La Direction des Achats et l’ensemble des parties prenantes du processus sont embarqués dans le projet. L’idée-force : engager tout le monde dans ce changement et parvenir à construire un plan d’action collectif concret et souscrit par tous. Le tout dans un délai serré de cinq semaines et autant de sprints pour donner du sens à l’action collective et tirer parti d’une séquence de collaboration intense.

DE LA MISE À PLAT DE L’EXISTANT AU PROCESSUS CIBLE…

Première étape de la démarche : rejouer le processus existant. Appuyée par la cartographie complète du process à améliorer, chacune des parties prenantes – une douzaine de collaborateurs – rejoue son propre rôle. Les points bloquants sont ainsi identifiés. Un second atelier collaboratif permet ensuite aux contributeurs de formaliser le processus cible souhaité par l’équipe, et les changements à opérer. D’un commun accord le groupe décide la mise en place d’un outil permettant une présélection automatique des fournisseurs référencés. C’est la troisième étape de la démarche. Le besoin est formulé et une roadmap de mise en place est formalisée.

UN PLAN D’ACTION COLLECTIF AUX RÉSULTATS CONCRETS

Impulsé par des facilitateurs de la DAF, un protocole d’engagement est lancé. Les nouveaux prérequis sont affichés auprès des managers en charge de l’exécution du process. L’engagement de tous est assuré autour d’un plan d’action construit collectivement lors d’une dernière session de sprint collaboratif. À l’issue de ce travail, le nouveau dispositif de référencement et de contractualisation est installé en moins de 3 mois. Avec à la clé un gain d’efficacité notable : la capacité à référencer un nouveau fournisseur en sept jours là où douze semaines étaient précédemment nécessaires.

« Vous avez fait en 4 semaines ce que je n’ai pas réussi à faire en 18 mois »

Florence de Noray, Directrice Administrative et Financière

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